לא פעם אנו נתקלים בעסק "טוב", המוצר איכותי, השיווק מצוין, המחזור גבוה – אבל בסוף השנה התמורה מההשקעה מזערית. עסקים רבים מנהלים תזרים ולא מתייחסים לתקציב, בעיקר עסקים קטנים, שכן הם טועים לחשוב שתזרים ותקציב הם פחות או יותר אותו הדבר. כל עסק קטן כגדול חייבים לנהל תקציב.

הנטייה הטבעית שלנו לעסוק בדחוף ולא בהכרח בחשוב. התזרים, החמצן לעסק, ישאב את מרבית המשאבים שלנו בכדי להבטיח זרימת מזומנים לתפעול העסק. בעוד שתכנון חכם של תקציב עשוי לחסוך לעסק עשרות משברים תזרימיים מלכתחילה. התקציב מקבץ את ההכנסות וההוצאות ויש לו מספר מטרות:

1. תכנית פעולה של העסק מאחר וההכנסות צריכות לנבוע מתוכניות תפעוליות.
2. תמחור מוצרים/שירותים
3. חשיפה של בעיות מהותיות בעסק

התקציב הוא אחד המרכיבים המהותיים ביותר בניהול. לרוב, בהתאם לתקציב תיגזר תכנית העבודה. התקציב מבוסס על נתוני העבר, הנחות העבודה לגבי פעילות העסק בשנה הקרובה (העסק יתרחב או יצטמצם, מה יהיה סטאטוס מצבת העובדים וכו') וניתוח נתוני העבר לאור הנחות העבודה העתידיות והשלב במחזור חיי העסק. ניתוח נתונים אלה יאפשר לבנות צפי הכנסות והוצאות של העסק. הוצאות חדשות יתווספו לסעיפים הרלוונטיים כהוצאה קבועה/חד פעמית. את התזרים יש לשרטט על סמך התקציב.

המומחים שלנו מרכיבים את התקציב לאחר חשיבה מדוקדקת מלבד הנתונים שהוזכרו הם מתייחסים למגמות הכלכליות הצפויות, לתחזיות הנוגעות לענף (האם ענף רווי, האם הביקוש עלה וכו'), הגדלת הרווח לעומת הקטנת עלויות וכן למטרות ויעדי העסק. לעיתים הנתונים בעבר היו מרשימים ואופטימיים אבל תחזית כלכלית עתידית מסתמנת כפסימית יש לשקף זאת בצפי ההכנסות המתוכננות. יתרה מזאת, לעיתים העסק סבור שהגיעה העת להתרחב ולשם כך נדרשת השקעה ברכישת ציוד או גיוס כוח אדם לחלופין אך בפועל התקציב לא יאפשר זאת אף על פי שחל גידול בהכנסות, לפיכך ייתכן כי ההתרחבות תתאחר או שיימצא אשראי ייעודי לשם כך. בחינת הנתונים הללו ייעשו בהתאם לשלב בחיי העסק. 

באמצעות מעקב אחר ביצוע התזרים בפועל, יחשפו המומחים בעיות תפעוליות – כוח אדם לא יעיל, אובדן גדול ביצור, תמחור נמוך והפסדי וכן הלאה. יתרה מזאת, בכל עסק יש יחסיות מסוימת שרצוי לשמרה בכדי להבטיח את רווחיות העסק. ככל שהסעיפים התקציביים מתכנסים תחת האחוז הנכון הסיכוי לרווחיות העסק מתעצמת. לעיתים התקציב ילמד על השקעה נמוכה בשיווק לאור נפח הפעילות, לעיתים ילמד על עלות גבוהה מדי של חומרי גלם לייצור המוצר – עד כדי כך שמכירתו לעולם תהא הפסדית עבור העסק הספציפי.

תקציב איכותי ככל שיהיה חסר משמעות אם לא נעשית בקרה תקציבית מדי חודש. לכל תקופה יש תקציב יעד אליו שואף העסק, אך עלינו לעשות ולידציה לתקציב מעת לעת ולהתאימו למציאות העסקית של העסק בהתאם לשלב במחזור חייו. הבקרה התקציבית בוחנת את הביצועים של העסק בפועל ומשווה לתכנון המקורי במטרה לזהות סטיות המחייבות תגובה. התועלת שבניהול תקציב בעסק גוברת בהרבה על המאמץ הנדרש לבניית תקציב.